Stand: März 2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns, Mycalls UG, von zentraler Bedeutung. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen sowie über Ihre Rechte.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Mycalls UG
Haarbachtalstraße 19
52080 Aachen
+49 (152) 11014450
info@my-calls.de
Für alle Datenschutzanliegen können Sie sich direkt an uns wenden.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Berücksichtigung der DSGVO und des BDSG. Dabei verpflichten wir uns, die Grundsätze der Transparenz, Datenminimerung und Zweckbindung einzuhalten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Bereitstellung unseres Telefonservices, darunter:
Verarbeitet werden u. a. folgende personenbezogene Daten:
Die Daten stammen direkt von Anrufern, Auftraggebern oder durch automatisierte Systeme (z. B. API-Schnittstellen). Zusätzlich verarbeiten wir im Rahmen der Vertragseinrichtung über Einrichtungsfragebögen vom Interessenten bereitgestellte Daten, darunter Kontaktlisten, Umleitungsnummern, Kalenderlinks und spezifische Kommunikationspräferenzen.
Die Verarbeitung erfolgt auch zur Durchführung von automatisierten E-Mails, um den Kundenservice zu verbessern. Marketing oder personalisierte Kommunikation erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Die Verwendung eines Cloud-CRM-Systems und von VoIP-Diensten dient der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen. Dabei werden verarbeitet:
Im Rahmen der Einrichtung verarbeiten wir bereits vor Vertragsabschluss personenbezogene Daten über einen Einrichtungsfragebogen:
Zweck: Vorbereitung des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Speicherdauer: Löschung nach 90 Tagen, wenn kein Vertragsabschluss erfolgt.
Wir setzen KI-gestützte Systeme zur automatisierten Verarbeitung von Anrufen ein. Unser Telefonservice arbeitet hybrid: Anrufe können vollautomatisiert durch KI oder durch menschliche Mitarbeiter entgegengenommen werden.
Eingehende Anrufe werden in Echtzeit durch KI-Spracherkennungssysteme transkribiert. Zweck ist die automatisierte Erstellung von Gesprächsprotokollen und CRM-Einträgen. Audiodaten werden nach der Transkription nicht dauerhaft gespeichert. Transkripte werden nach 60 Tagen gelöscht.
Soweit Daten an Anbieter außerhalb der EU übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Transkribierte Gesprächstexte werden durch ein KI-Sprachmodell analysiert, um folgende Informationen automatisiert zu extrahieren:
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Alle KI-Ergebnisse werden dem Auftraggeber zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.
Zur automatisierten Beantwortung von Anrufen setzen wir KI-Sprachausgabe ein. Dabei werden vordefinierte Antworttexte synthetisch gesprochen. Es werden keine personenbezogenen Daten des Anrufers für die Sprachausgabe verarbeitet.
Unser System arbeitet hybrid: Die KI nimmt Anrufe entgegen, beantwortet einfache Anliegen selbstständig und leitet komplexe Gespräche oder Beschwerden automatisiert an einen menschlichen Mitarbeiter weiter (Warm Transfer). Während des Transfers hört die KI das Gespräch passiv mit, um die Übergabe zu vervollständigen. Der Mitarbeiter wird vorab über den Gesprächsinhalt und das Anliegen informiert.
Anrufer werden zu Beginn jedes Gesprächs durch eine automatisierte Ansage darüber informiert, dass ihr Anruf durch ein KI-System entgegengenommen und verarbeitet wird. Auftraggeber sind verpflichtet, ihre Kunden und Anrufer zusätzlich in ihren eigenen Datenschutzunterlagen über die KI-gestützte Anrufverarbeitung zu informieren.
Einzelne eingesetzte KI-Dienste haben ihren Sitz außerhalb der EU. Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Dienste stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Zur technischen Umsetzung unserer Dienstleistungen setzen wir VoIP-Dienste ein. Eingesetzte Anbieter verarbeiten Daten auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Unser KI-System wird auf Servern eines deutschen Rechenzentrums betrieben. Mit dem Infrastrukturanbieter besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO. Alle Kerndaten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert und verarbeitet.
Daten werden für die Dauer des Vertrages gespeichert. Nach der Kündigung können die Daten für bis zu 5 Jahre aufbewahrt werden, wenn keine weiteren Aktivitäten im Kundenkonto verzeichnet sind.
Aufzeichnungen vollständiger Gespräche (Audio) erfolgen nur mit vorheriger Einwilligung des Anrufers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Gesprächstranskripte in Textform werden ohne separate Einwilligung erstellt, da dies zur Erfüllung des Dienstleistungsvertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Falls personenbezogene Daten in Drittstaaten übermittelt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln oder einer gültigen Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission.
Zur Optimierung des Kundenservice können automatisierte E-Mails gesendet werden. Diese Kommunikation erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), es sei denn, sie ist zur Vertragserfüllung notwendig.
Es werden folgende Anrufdaten gespeichert:
Im Rahmen unserer Dienstleistungen agieren wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für unsere Kunden.
KI-generierte Notizen können durch den Auftraggeber korrigiert oder gelöscht werden. Feedback kann zur Verbesserung der KI-Extraktion genutzt werden.
Die Verarbeitung der Anrufdaten erfolgt im Rahmen des Telefonservicevertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Die Weiterleitung von Anrufdaten an unsere Auftraggeber erfolgt ausschließlich zur Erfüllung des Dienstleistungsvertrags:
Die Verantwortung für die weitere Datenverarbeitung liegt beim jeweiligen Auftraggeber.
Eine Weitergabe an externe Dienstleister erfolgt nur bei Erforderlichkeit zur Vertragsleistung, rechtlicher Verpflichtung oder ausdrücklicher Einwilligung.
Wir setzen externe Dienstleister zur Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Diese verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen. Eine aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung: info@my-calls.de
Mit unseren Auftraggebern schließen wir einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab. Dieser regelt: Zwecke der Datenverarbeitung, Art der verarbeiteten Daten und betroffenen Personen, Rechte und Pflichten beider Parteien, Dauer der Datenverarbeitung sowie Sicherheitsmaßnahmen.
Für Auftraggeber in besonders sensiblen Bereichen (Rechtsanwälte, Steuerbüros, Ärzte) sind zusätzliche Vereinbarungen zur Einhaltung sensibler Daten erforderlich, insbesondere zu besonders schützenswerten Daten, zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen und besonderen Verschwiegenheitspflichten.
Alle Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter, die mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen, haben eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen. Datenschutzvorgaben werden regelmäßig überprüft.
Im Falle von Datenschutzverletzungen sind die Parteien gemäß Art. 82 DSGVO und den Bestimmungen des AVV verpflichtet, gemeinsam zu handeln, Schaden zu minimieren und betroffene Personen sowie Aufsichtsbehörden zu benachrichtigen.
Zur Verbesserung unserer Prozesse nutzen wir API-Schnittstellen, die eine automatisierte Übertragung von Anrufdaten an die Systeme unserer Auftraggeber ermöglichen:
Falls Gesprächsaufzeichnungen erfolgt sind, werden diese nach Ablauf der Speicherdauer vollständig gelöscht.
Das Kundenkonto wird für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach der Kündigung kann es für bis zu 5 Jahre aufbewahrt werden, sofern keine Aktivitäten im Kundenkonto verzeichnet sind.
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfragen richten Sie bitte an info@my-calls.de. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.
Betroffene Personen haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Auf Anfrage stellen wir eine Kopie der verarbeiteten Daten sowie Informationen über Zwecke, Datenkategorien und Empfänger zur Verfügung.
Sie können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigt werden.
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen, sofern der Zweck der Verarbeitung entfällt, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z. B. wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird.
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Wenn wir Ihre Daten auf Basis berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie der Verarbeitung widersprechen.
Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir Ihre Daten nicht datenschutzkonform verarbeiten, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@my-calls.de oder postalisch. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.
Beim Besuch unserer Website werden Cookies eingesetzt:
Sie können Cookies jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren.
Wir können Analyse-Tools einsetzen, um das Nutzerverhalten auf unserer Website zu verstehen. IP-Adressen werden dabei anonymisiert. Datenübermittlung in Drittländer erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.
Wir beauftragen sorgfältig ausgewählte Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten. Eine aktuelle Liste stellen wir auf Anfrage zur Verfügung: info@my-calls.de
Falls personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher durch: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules).
Wir führen regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass unsere Auftragsverarbeiter die datenschutzrechtlichen Anforderungen vollständig einhalten.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte gesetzliche Vorgaben oder neue Dienstleistungen anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Auftraggeber gesondert.
Für Rückfragen oder weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: info@my-calls.de
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